Любая конференция начинается с этапа предварительной подготовки. На 1-2 дневное бизнес-мероприятие уходит около месяца. Нужно обеспечить информационную поддержку, найти подрядчиков, написать сценарий мероприятия, тексты выступлений и т.д. и т.п. Обратите внимание на дикцию докладчиков. Если спикеры не имеют постоянного опыта публичных выступлений, посоветуйте ежедневно в течение недели тренировать произношение – 20 минут перед зеркалом будет достаточно.
Заблаговременно разошлите приглашения. Советуем рассылать за полтора месяца. Не забудьте заготовить сувениры, бейджи и прочие раздаточные материалы. Подготовьте площадку для проведения. После участия в ряде конференций мы пришли к выводу, что в городе только несколько организаций, предоставляющих площадку для проведения, которые достаточно клиентоориентированы и имеют опыт проведения мероприятий на высоком уровне.
.jpg)
Обязательно учтите, что при проведении бизнес-конференций на одного участника должно приходиться не меньше 1,3 кв. м. «Уплотнение» приводит к физическому и психологическому дискомфорту. Также обратите внимание на пространство между рядами, на необходимую площадь для проходов, входов и выходов.
Учитывая это правило, даже накануне самого мероприятия, мы договаривались с организатором, чтобы перенести конференцию в более просторное помещение. Green House профессионально реагировал, и мы переносили конференцию в зал, в котором все участники чувствовали себя комфортно.
Предварительно проверьте аппаратуру и наладьте оборудование. Особо проконтролируйте работу исполнителей и подрядчиков.
На последнем этапе советуем распределять места в транспорте, за столами в ресторане и подбивать смету. В это же время мы обычно заключаем договор на «корпоративную» скидку для размещения иногородних участников.
Сейчас мы пришли к тому, что удобнее организовывать конференции прямо на территории гостиницы и ресторана. Бывает фуршет затягивается на всю ночь, а следующее мероприятие уже утром. Доставить вовремя участников, когда гостиница даже за несколько километров, несколько затруднительно.
Таким образом, при подготовки к данному событию важно учесть все тонкости и расписать каждую минуту мероприятия. Главное, не забывайте, что конференция – процесс, который подвержен воздействию непредвиденных факторов. Поэтому, чтобы мероприятие не обернулось одними проблемами, особое внимание уделите выбору места проведения. Гостиница, ресторан и конференц-залы в одном месте уменьшат вашу головную боль. Под все критерии в Тюмени подходит лишь единственный комплекс – Green House. Сотрудничайте с профессионалами.
