Наверх
Войти
18+

Новости



Как организовать архив документов организации
pixabay.com

Как организовать архив документов организации


В любой компании должен быть архив. Только в этом случае вы можете быть уверены в том, что все документы будут в полном порядке, что вы всегда сможете найти необходимое и никаких проблем ни с внутренним распорядком, ни со взаимодействием с государственными органами не возникнет.

В этой статье мы расскажем о том, как организовать архив документов организации с нуля и на что обратить внимание.

Когда создавать архив?

Идеальный вариант — задуматься о создании архива на этапе зарождения компании, чтобы с первого дня все документы сразу же аккуратно помещались на хранение.

Но на практике такой ответственный подход встречается очень редко. Чаще всего руководитель мыслит об организации архива в тот момент, когда разбираться в бумагах становится все сложнее. Поначалу документов не так много и может показаться, что архив вовсе необязателен. Но со временем его необходимость становится очевидной.

В большинстве случаев действует простое правило: чем раньше приступить к созданию хранилища и обработке документов, тем проще это сделать.

Алгоритм действий при создании архива

В этом разделе мы приведем универсальный порядок действий. Если вы решили сделать архив вместе с организацией компании, вам нужно пропустить первые три пункта:

  1. Сбор всех имеющихся бумаг в одном месте — бывают ситуации, когда документы лежат в разных кабинетах и даже разных офисах одной компании, поэтому прежде, чем вы начнете обработку, нужно собрать их вместе.
  2. Экспертиза ценности бумаг — попросту говоря, оценка, нужно ли их хранить по закону или требованиям здравого смысла. Для этого важно понимать, какие именно бумаги подлежат обязательному хранению и какие могут пригодиться в работе.
  3. Утилизация всех ненужных листов. Правильнее всего проводить профессиональное уничтожение документов, оно позволит избежать утечки данных.
  4. Разработка системы хранения, то есть той схеме, по которой вы будете сортировать бумаги в дальнейшем.
  5. Сортировка документов, то есть распределение их по выбранным категориям. Обычно их распределяют по типу документа, а также по сроку хранения.
  6. Создание электронного архива (то есть копий документов, которые будут храниться в электронном виде) и каталога.
  7. Физическое формирование дел и папок, распределение их по коробам и расстановка на полках в заранее подготовленном помещении. Оно должно соответствовать требованиям, которые предъявляются к хранению документов на бумажных носителях.

Если все вышеперечисленное кажется вам слишком сложным и непонятным, вы можете обратиться к профессиональным архивистам, которые сделают все эти работы за вас.

подписывайся на наши соц.сети

комментарии

Нет комментариев к данной публикации

Авторизуйтесь для добавления комментария


Самое популярное

Выбор читателей