Чтобы свести к минимуму собственные юридические риски, следующего: Разработайте и доведите до сведения всех сотрудников свою политику мониторинга рабочего места. Охватывает все формы электронного общения, включая (но не ограничиваясь) Интернет, электронную почту, сотовые телефоны и текстовые сообщения. Включите последствия нарушения политики в свое заявление.
Обучите руководство их роли в обеспечении соблюдения политики. Убедитесь, что они понимают, что им нельзя делать заявления, не соответствующие политике. В приведенном выше деле Верховного суда менеджер неверно изложил политику сотруднику, поэтому он решил подать в суд на город. Обучите сотрудников вашим ожиданиям относительно надлежащего использования оборудования и технологий на рабочем месте.
Рассмотрите вашу текущую технологию с руководством, чтобы охватить все основы при составлении вашей политики. При обучении менеджеров и супервайзеров вашей политике мониторинга рабочего места приведите примеры ситуаций, которые могут возникнуть, и спросите, что они сделали бы или сказали в этой ситуации. Обязательно укажите последствия их заявлений или действий. Также убедитесь, что у вас есть законная причина для поиска сообщений ваших сотрудников, прежде чем делать это. Политика гласит, что сотрудники не должны брать на себя конфиденциальность работы, которую они создали на компьютерах компании, или любого общения, которое происходит в Интернете, на корпоративных телефонах или в других системах связи. Если у вас уже есть политика, которая разрешает вам доступ к компьютеру и телефону, применяли ли вы когда-нибудь это право? Если да, то задокументировали ли вы свои действия в отношении того, кто проводил исследование, что было обнаружено и как вы разрешили ситуацию с сотрудником? Документирование всех действий по мониторингу рабочего места имеет важное значение и должно храниться в личном деле сотрудника. Если у вас еще нет политики мониторинга рабочего места или прошло более 2 лет с момента ее обновления, пора поручить вашему консультанту по персоналу или юристу по трудовому праву провести аудит и/или написать вашу политику. , зная, что ваш бизнес защищен от ненадлежащих действий ваших сотрудников, и они будут лучше понимать, что от них ожидается и каковы их права на конфиденциальность в вашей организации.
